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Práticas e tecnologias para melhorar a colaboratividade profissional

Por Ana Beatriz Ferreira

“Nenhum homem é uma ilha”, disse John Donne, poeta do século XV, em um verso que reverbera até os dias de hoje. Aplicável a diversos aspectos do dia a dia, sua afirmação também pode se relacionar ao ambiente profissional. Isto porque, em tempos nos quais o mercado de trabalho é cada vez mais competitivo, ter uma equipe integrada, que compreenda a necessidade de colaborar, representa um aspecto muito importante dentro de qualquer empresa.

Dar atenção às tarefas profissionais que podem ser realizadas em conjunto permite que setores aparentemente desconectados, como TI e vendas, cooperem e tenham uma compreensão mais ampla sobre os acontecimentos e realizações da corporação em todos os seus departamentos. Antes de buscar a fidelização dos clientes, deste modo, se requer um ambiente propício ao diálogo, no qual todos os indivíduos tenham livre arbítrio para tomar iniciativas e melhorar as estratégias de negócios.

Para orientar sua empresa em ações que reduzam o efeito da hierarquia e estejam em conformidade com uma equipe colaborativa, deixamos abaixo algumas práticas que podem ser aplicadas ao cotidiano da organização.

  1. Dê preferência às ferramentas e aplicativos profissionais que permitam o compartilhamento
    O conceito de computação em nuvem chegou ao mercado, especialmente em linguagem empresarial, para facilitar tarefas colaborativas e aumentar a produtividade das equipes. Com aplicativos como Microsoft Dynamics CRM e Office 365, os usuários têm disponibilidade de acesso de quaisquer locais e dispositivos, além de poderem compartilhar, em e-mails institucionais ou portais de armazenamento, os arquivos que produzem.
    Assim, se o setor de Marketing, por exemplo, estiver no processo de produção de um relatório de dados e quiser esclarecer alguns aspectos com o Financeiro, as equipes dialogam rapidamente com links compartilhados e deixam de limitar suas ações às visões dos mesmos profissionais de sempre que, habituados, podem mais facilmente deixar de notar alguns erros ou falhas no trabalho.
  2. Realize reuniões – tanto presenciais quanto via web
    Nas empresas, as reuniões presenciais são elementares para a tomada de decisões e para a definição das próximas estratégias e metas de negócios. Limitar o espaço e o momento de convívio entre departamentos a elas, entretanto, pode ser pouco. Para isto, é válido contar novamente com o auxílio tecnológico em se tratando de reuniões mais rápidas – e frequentes – de quaisquer locais em que os indivíduos estejam.
    Através de videoconferências em Skype, Yammer ou de mensagens instantâneas no Outlook e no Office 365, faça seus comunicados mais rapidamente e agilize as tarefas e as decisões que precisam ser debatidas.
  3. Integre as equipes em redes sociais
    Aparentemente antagônicos, falar sobre trabalho e redes sociais costuma ser uma questão polêmica. Isto porque, para os empregadores, de modo geral, a utilização e o acesso às redes sociais no local de trabalho diminui a produtividade ao ampliar o número de distrações dos profissionais. Não se pode negar, todavia, que a presença de usuários nestes espaços está altamente difundida e a solução, neste caso, pode ser aliar os aspectos de cada elemento. Em outras palavras, uma rede social voltada ao trabalho e à integração.
    Disponível a usuários do Office 365, o Yammer tem se mostrado como uma excelente plataforma para unir membros de uma corporação em um espaço de socialização. Com fóruns específicos, chat e possibilidades de compartilhamento de links e arquivos, a linha do tempo da empresa permanece atualizada e integra os usuários de todos os setores em um espaço.